En muchas empresas y organizaciones se gestionan documentos que contienen información altamente sensible: datos personales, estrategias empresariales, informes internos, contratos, historiales médicos, entre otros. Garantizar la seguridad para documentos confidenciales no solo es una medida de prevención frente al robo o la pérdida, sino también una obligación legal para muchas entidades.
Antes de aplicar medidas de protección, es importante comprender cuando un documento es considerado como confidencial según la legislación española y por qué es clave para la seguridad de cualquier organización, ya sea empresarial, educativa, médica o gubernamental.
Por qué proteger documentos confidenciales y cómo se determina su confidencialidad en España
Un documento confidencial es aquel que contiene información sensible o privada que no debe estar accesible libremente. Su protección es fundamental para evitar riesgos como pérdidas, robos o daños, que pueden afectar la privacidad, la seguridad o los intereses estratégicos de una empresa u organización.
Aunque no todos los documentos tienen el mismo nivel de confidencialidad, en general se considera confidencial aquella información que puede causar un perjuicio si se hace pública. Por eso, es esencial aplicar medidas de seguridad para documentos que garanticen su resguardo físico y limiten el acceso solo a personas autorizadas.
Además de evitar que la información confidencial se divulgue de forma indebida, la seguridad para documentos también implica protegerlos frente a daños. Documentos, como contratos o historiales médicos, contienen datos que, en muchos casos, no pueden recuperarse.
¿En qué casos un documento es confidencial?
Un documento puede considerarse confidencial en distintos contextos, ya sea por su contenido, su finalidad o la normativa que lo regula.
Por su propia naturaleza
Algunos documentos son confidenciales de forma automática, sin que sea necesaria una declaración formal, debido a la sensibilidad de la información que contienen. Por ejemplo:
- Datos personales (protegidos por el RGPD y la LOPDGDD)
- Informes médicos o psicológicos
- Información fiscal, financiera o laboral de carácter sensible
Por decisión de una autoridad
Una administración pública puede declarar un documento confidencial si su difusión pone en riesgo la seguridad, el orden público o el interés general.
Por orden judicial
En determinados casos, una autoridad judicial puede ordenar que ciertos documentos o partes de un procedimiento se mantengan en reserva para proteger la intimidad de las personas involucradas o el buen desarrollo del proceso.
Por contrato, acuerdo entre dos o más partes
En el ámbito empresarial, los acuerdos de confidencialidad protegen la información que se comparte entre las partes involucradas. Estos acuerdos tienen validez legal siempre que se definan claramente los elementos protegidos y las obligaciones de cada parte.
Medidas de seguridad física pasiva recomendadas para proteger documentos confidenciales
Los documentos en papel siguen siendo habituales en muchos sectores, como el legal, contable, sanitario o administrativo. Además, la información confidencial no solo se encuentra en papel, sino también en dispositivos físicos como discos duros, USB o servidores externos.
La legislación vigente (RGPD y LOPDGDD) exige que toda información personal o confidencial esté protegida frente a accesos no autorizados, pérdidas o robos. Por lo tanto, los documentos en papel y los dispositivos que almacenan datos sensibles son especialmente vulnerables si no se aplican medidas físicas de seguridad adecuadas.
Estas son las medidas físicas más efectivas y recomendadas, tanto por buenas prácticas como por exigencia legal en determinados contextos.
Almacenamiento seguro
Una de las medidas de seguridad para documentos más básicas y efectivas es contar con un sistema adecuado de almacenamiento o custodia para los documentos confidenciales
Una opción efectiva es utilizar armarios de seguridad, cajas fuertes para documentos o recintos protegidos.
Cuando el nivel de riesgo es elevado, se recomienda optar por sistemas de almacenamiento que garanticen un nivel superior de protección, como aquellos homologados según la norma UNE EN 1143-1.
Otra opción es emplear armarios ignífugos que ofrezcan resistencia al fuego y al agua, cumpliendo con normas reconocidas como la UNE EN 1047-1 o la UNE-EN-15659. Estas medidas aportan una capa extra de protección frente a desastres físicos, como incendios o inundaciones.
Protección del entorno donde se almacenan documentos confidenciales
Además de contar con un almacenamiento seguro, la seguridad para documentos puede reforzarse mediante medidas aplicadas al entorno físico donde se guardan.
Restringir el acceso a las salas de archivo, almacenes o despachos es fundamental para evitar accesos no autorizados. Para ello, se recomienda implementar elementos de seguridad como:
- Puertas de alta seguridad, diseñadas para dificultar el acceso no autorizado.
- Sistemas de control de llaves, mediante cajas o armarios que custodian las llaves de las unidades de almacenamiento.
- Cerraduras de alta seguridad, que pueden incluir doble intervención o sistemas electrónicos de combinación.
Estas medidas contribuyen a proteger eficazmente los documentos confidenciales, creando múltiples barreras físicas que dificultan su acceso o manipulación indebida.
Registro y control de accesos
Realizar un registro, de accesos, es aconsejable, tanto documentación física, como de dispositivos que contienen información digital.
Es recomendable establecer niveles de acceso según el perfil o función de cada trabajador. Por ejemplo, solo el departamento de Recursos Humanos debería acceder a expedientes personales, ya sea en papel o en formato digital.
En instalaciones más complejas, se pueden implementar sistemas de control de acceso mediante llaves electrónicas o tarjetas de identificación, garantizando una gestión segura y trazable tanto de documentos físicos como de dispositivos digitales.
Destrucción segura de documentos
Cuando los documentos ya no sean necesarios o hayan cumplido con el plazo legal de conservación establecido, es importante proceder a su eliminación de forma segura e irreversible.
Para elementos físicos, se recomienda utilizar trituradoras de nivel P-4 o superior, conforme a la norma DIN 66399, que garantizan la destrucción efectiva y la confidencialidad de la información.
En cuanto a documentos digitales, es fundamental aplicar métodos de borrado seguro que aseguren la eliminación completa de los datos.
En casos de grandes volúmenes de documentos o cuando el riesgo asociado sea alto, es aconsejable recurrir a empresas certificadas especializadas en destrucción documental. Estas empresas emiten un certificado de destrucción, que sirve como prueba de que la información ha sido eliminada correctamente y cumple con la normativa vigente.
Garantiza la seguridad de tus documentos
Proteger la información confidencial, tanto en formato físico como digital, es esencial para preservar la privacidad, cumplir con la normativa vigente y evitar riesgos que pueden afectar a cualquier organización, entidad o persona.
Implementar medidas de seguridad física pasiva para documentos, como un almacenamiento seguro, control del entorno, registro de accesos y destrucción adecuada, es fundamental para garantizar la integridad y confidencialidad de los documentos y dispositivos.
La seguridad documental no es solo una obligación legal, sino también una buena práctica que aporta confianza y tranquilidad. Evalúa las necesidades específicas de tu organización y adopta las medidas recomendadas para proteger adecuadamente la información.
