La seguridad es un aspecto fundamental en empresas que, aun no estando necesariamente sujetas a una normativa específica a nivel nacional o europeo, requieren aumentar sus niveles de protección debido a sus operaciones diarias o a la aplicación de protocolos internos. En estos casos, contar con procesos de seguridad bien definidos resulta clave para garantizar una operativa estable y controlada.
Este es el caso de una de las principales empresas del sector del alquiler de vehículos, AVIS. Ante la necesidad de implantar una solución innovadora y segura, se pusieron en contacto con el equipo de Anloar para dar forma a una idea que, tras más de 10 años de colaboración, se ha materializado en la ejecución de numerosos proyectos de seguridad.
Además de realizar instalaciones a medida, en Anloar llevamos a cabo la instalación de diferentes elementos de seguridad y proporcionamos cobertura de mantenimiento a nivel nacional, resolviendo cualquier incidencia e interviniendo en el ajuste y correcto funcionamiento de los sistemas instalados.
Entregas fuera de horario: un problema común
La recepción de objetos, paquetería u otros elementos fuera del horario habitual es una situación cada vez más común. Incluso a nivel particular, uno de los problemas más frecuentes hoy en día es la imposibilidad de recibir un paquete cuando no estamos en casa. Esta misma problemática se traslada también a los entornos empresariales.
Existen actividades, como el alquiler de vehículos, en las que la demanda de flexibilidad horaria por parte del cliente es especialmente elevada. Para muchas empresas, dar respuesta a esta necesidad supone una importante exigencia operativa, ya que implica adaptar procesos y recursos más allá del horario de atención al público.
En este contexto, las soluciones de tipo locker se han generalizado en numerosos sectores como una forma eficaz de gestionar entregas y recepciones fuera de horario. En el caso de AVIS, la necesidad se centraba en disponer de una solución que permitiese a sus clientes devolver las llaves del vehículo una vez finalizado el servicio, incluso fuera del horario habitual de las oficinas, garantizando en todo momento la seguridad del proceso.
Antes de instalar la solución: riesgos reales para las empresas de alquiler
Antes de la implantación de la solución, la gestión y custodia de las llaves suponía un riesgo operativo y de seguridad para las empresas del sector del alquiler de vehículos. Más allá de facilitar un mejor servicio al cliente mediante la entrega de llaves fuera de horario, era necesario garantizar que este proceso se realizase de forma segura, controlada y conforme a los protocolos internos de la empresa.
Una custodia incorrecta de las llaves en un sector como el alquiler de vehículos conlleva una serie de riesgos que pueden afectar tanto a la operativa diaria como a la seguridad de los vehículos y de las instalaciones.
Entregas improvisadas
El día a día de las empresas y la aparición de situaciones no previstas provocan, en muchos casos, una gestión desorganizada de la entrega de llaves. Esto daba lugar a prácticas poco seguras, como entregas en sobres, gestión por parte de personal no asignado a esta función o el uso de buzones estándar que no ofrecen las garantías de seguridad necesarias.
Pérdidas o confusiones de llaves
La falta de protocolos claros para la recogida, identificación y custodia de las llaves puede provocar confusiones a la hora de asociarlas a un vehículo concreto o, en el peor de los casos, su pérdida. Este tipo de incidencias genera retrasos, problemas operativos y un aumento del riesgo de accesos no autorizados.
Clientes que necesitan devolver el vehículo a horas nocturnas o en festivos
No ofrecer la posibilidad de realizar la devolución del vehículo fuera del horario habitual, ya sea en horario nocturno o en días festivos, puede derivar en una mala experiencia para el cliente. Además, esta limitación puede provocar la pérdida de oportunidades comerciales o comportamientos no deseados por parte de los usuarios.
Riesgo de robos por llaves en puntos visibles o accesibles
Cuando las llaves no se almacenan en productos de alta seguridad, fabricados con materiales resistentes y diseñados específicamente para su custodia, el riesgo de intento de robo aumenta considerablemente. La baja resistencia de soluciones improvisadas puede facilitar la sustracción de llaves.
Falta de trazabilidad: ¿Quién entregó la llave? ¿A qué hora?
Los cambios de turnos, la rotación de personal o el hecho de que varias personas asuman la misma función pueden provocar una falta de trazabilidad en la gestión de las llaves. Los sistemas de custodia con control de accesos permiten registrar quién accede a la caja fuerte y en qué momento, limitando además el número de responsables autorizados para esta tarea.
Instalación de seguridad para recepción de llaves y custodia
En las empresas de alquiler de vehículos, la custodia de las llaves es un elemento esencial de la seguridad. Garantizar que las llaves se entregan, recuperan y almacenan de forma controlada resulta clave para evitar robos, accesos no autorizados o incidencias operativas.
Por este motivo, cada vez cobra más importancia disponer de sistemas seguros de recepción, como cajas específicas para la entrega de llaves por parte de los clientes fuera del horario habitual. Estas soluciones permiten mantener la operativa activa sin comprometer la seguridad ni la organización interna.
Además, contar con cajas fuertes diseñadas para la custodia de llaves supone una ventaja a la hora de implantar buenas prácticas, ya que aportan orden, control y un mayor nivel de seguridad en el día a día de la empresa.
Caja fuerte con buzón para recogida de llaves
Se realizó un diseño adaptado a las necesidades de AVIS, teniendo en cuenta la importancia de la recogida de llaves tras un servicio de alquiler, un elemento esencial para el correcto funcionamiento de la actividad.
Las principales características de esta solución son:
- Materiales resistentes: fabricación con materiales de alta resistencia y gran peso, lo que proporciona una elevada protección frente a intentos de robo.
- Control de acceso: el sistema de buzón protege el contenido depositado, permitiendo el acceso al interior únicamente a través del sistema de cierre de la caja fuerte.
- Sistema de cierre seguro: combinación de cerradura de llave y cerradura electrónica, aumentando el nivel de seguridad.
- Ranura tipo buzón: diseñada conforme a las necesidades del cliente y al tipo de objeto a depositar.
- Configuración de apertura: posibilidad de apertura de la caja fuerte en el mismo lado del buzón de depósito o en el lado opuesto, para adaptarse a la operativa de cada oficina.
- Instalación en altura mediante peana: imprescindible en este caso para cumplir con la normativa de prevención de riesgos laborales.
- Diseño adaptado a cada oficina: no todas las ubicaciones presentan las mismas necesidades; oficinas en aeropuertos, parkings o cascos históricos requieren soluciones específicas.
Caja fuerte para custodia de llaves
Además de la solución de recogida de llaves, otro de los proyectos más realizados para nuestro cliente es la instalación de cajas fuertes específicas para la custodia interna de llaves, orientadas a mejorar la organización y el control dentro de las oficinas.
- Sistema de gestión de llaves mediante bandejas, que permite una colocación ordenada y la identificación de las llaves, incluso mediante código.
- Elección del tamaño adecuado de la caja fuerte en función del volumen de llaves y de las necesidades de cada oficina, garantizando una solución adaptada a cada local.
Cobertura de mantenimiento y servicio traslado
A estas instalaciones se suma un servicio de mantenimiento y cobertura, que permite resolver incidencias, realizar ajustes y garantizar el correcto funcionamiento de los sistemas de seguridad a lo largo del tiempo, independientemente de la ubicación de la oficina.
¿Qué valor aporta estas soluciones al sector de alquiler de vehículos?
La implantación de estas soluciones no solo ha supuesto una mejora en la seguridad de la empresa, sino también una optimización general de la organización y de su forma de trabajar y planificarse en el día a día.
La mejora en los procesos y en los sistemas de custodia añade valor a nivel operativo y comercial, demostrando el impacto real de una gestión segura y controlada de las llaves. Entre los principales beneficios obtenidos por AVIS destacan:
- Reducción del riesgo de sustracción de llaves, gracias a sistemas de custodia diseñados específicamente para este fin.
- Entrega y devolución segura de llaves 24/7, sin necesidad de contar con personal presencial fuera del horario habitual.
- Mejora de la experiencia del cliente, permitiendo una devolución rápida, sencilla y sin esperas.
- Mayor trazabilidad y control interno, con registro de accesos y responsables.
- Cumplimiento de los protocolos internos de seguridad, alineados con la operativa de la compañía.
- Refuerzo de la imagen corporativa, proyectando una imagen más profesional y una clara apuesta por la seguridad y la comunicación con los clientes.
Nuevos retos: aumentamos la seguridad en Oporto y Lisboa
Para Anloar, colaborar con empresas referentes del sector del alquiler de vehículos supone una oportunidad para demostrar la calidad del trabajo realizado y nuestra capacidad para aportar soluciones de seguridad adaptadas a nuevos retos.
Desde la fase de consultoría y planificación, pasando por el diseño y la instalación, hasta el mantenimiento de los sistemas, nuestro compromiso con los clientes es completo. Por ello, nos satisface seguir acompañando a AVIS en nuevos proyectos, como la ampliación de las soluciones de seguridad en sus oficinas de Oporto y Lisboa, donde nuevamente han depositado su confianza en nuestro equipo.
Esta continuidad refuerza una relación basada en la experiencia, la fiabilidad y la capacidad de adaptación a las necesidades reales de cada entorno.
La experiencia acumulada durante más de diez años de colaboración con AVIS refleja el valor de implantar soluciones de seguridad diseñadas a medida, capaces de evolucionar junto a las necesidades operativas de las empresas del sector del alquiler de vehículos.
